Упрощенная система налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» позволяет предпринимателям и компаниям платить налог с разницы между полученными доходами и подтвержденными расходами. На практике именно с расходами возникает больше всего вопросов и ошибок, из‑за которых бизнес либо переплачивает налог, либо сталкивается с претензиями налоговой.
При выборе этого объекта налогообложения налог рассчитывается как процент от разницы между доходами и расходами. Доходы определяются по кассовому методу, т.е. на дату поступления денежных средств. Расходы также учитываются по факту оплаты, но только при соблюдении установленных требований.
Ключевая особенность режима заключается в том, что уменьшить налог можно исключительно за счет экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов, предусмотренных налоговым законодательством.
К наиболее распространенным расходам относятся затраты на приобретение товаров, сырья и материалов, оплату аренды, коммунальных услуг, связи и интернета, выплату заработной платы и страховых взносов, приобретение и обслуживание оборудования, оплату услуг подрядчиков и исполнителей.
До 2026 года перечень расходов при УСН «Доходы минус расходы» был закрытым. Это означает, что учитывать можно было только те затраты, которые прямо перечислены в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Несмотря на достаточно широкий список, на практике у бизнеса нередко возникали расходы, которые фактически связаны с деятельностью и направлены на получение дохода, но формально не поименованы в этом перечне. Например, это расходы на некоторые маркетинговые услуги, платные онлайн-сервисы (CRM, онлайн-бухгалтерия), подписки и пр. Даже при наличии корректных документов такие затраты не уменьшали налоговую базу.
С 2026 года подход к учету расходов на УСН «Доходы минус расходы» меняется. Изменения позволяют учитывать не только расходы из закрытого перечня, но и иные затраты, связанные с предпринимательской деятельностью. Это расширяет возможности законного уменьшения налоговой базы и делает режим более гибким для бизнеса с нематериальными и сервисными расходами.
При этом основные требования к расходам сохраняются. Сам по себе факт расхода недостаточен. Для уменьшения налога затраты должны одновременно соответствовать нескольким условиям. Порядок признания доходов и расходов определен в Налоговом кодексе. Основные принципы:
Расход должен быть экономически обоснован. Это означает, что он связан с деятельностью бизнеса и разумен по своему размеру и характеру.
Расход должен быть документально подтвержден. У предпринимателя или организации должны быть первичные документы: договоры, акты, накладные, счета, платежные документы. Также обязательно ведение Книги учета доходов и расходов (КУДиР). В ней фиксируются поступления и платежи, что упрощает расчет налога и обеспечивает дополнительное подтверждение в случае проверки.
Расход учитывается только после фактической оплаты. Даже если товар получен или услуга оказана, но оплата еще не произведена, налоговую базу уменьшать нельзя.
Кроме того, предпринимателем стоит учитывать, что при УСН «Доходы минус расходы» существует понятие минимального налога. Если по итогам года рассчитанный налог меньше установленного минимума, уплате подлежит минимальный налог.
Материал по теме: Что такое минимальный налог при «упрощенке»
Важно взвешенно выбирать объект налогообложения. Если доля расходов в бизнесе невысока, УСН «Доходы» может быть выгоднее.
Налоговая служба может оспорить уменьшение налога, если сочтет расходы необоснованными, не связанными с деятельностью или формальными. Повышенное внимание обычно вызывают нетипичные расходы, крупные суммы без пояснений и операции со взаимозависимыми лицами. В таких случаях предпринимателю надо быть готовым подтвердить деловую цель расходов и их связь с получением дохода.
Грамотный налоговый учет является важной частью финансового управления бизнесом, а не просто формальной процедурой. Он позволяет законно оптимизировать налоговую нагрузку и минимизировать риски возникновения претензий со стороны налоговых органов. Для эффективного ведения учета часто требуется бухгалтер. Актуальность профессиональных услуг возрастает в связи с изменениями законодательства с 2026 года и снижением порога применения НДС на «упрощенке».
Распространенные ошибки при уменьшении налога
Включение в расходы затрат без проверки их соответствия требованиям налогового законодательства. Это может привести к доначислению налога и штрафам при проверке.
Отсутствие или некорректное оформление первичных документов. Даже обоснованный по смыслу расход не будет принят налоговой, если в документах есть нарушения.
Также предприниматели нередко учитывают расходы раньше момента оплаты или путают даты, что искажает налоговую базу конкретного периода.
