Проверка контрагентов: алгоритм сбора информации

Если Ваши контрагенты – некрупные компании, есть риск, что налоговая усомнится в сделках. Инспекторы заподозрят, что сделки были только на бумаге, Вы «нарисовали» расходы компании, чтобы уменьшить доходы и заплатить меньше налогов. В отношениях с такими контрагентами налоговая будет искать признаки, по которым можно назвать сделку фиктивной. Поэтому готовьтесь отвечать на претензии. Отсюда главное правило проверки контрагентов: «Чем меньше контрагент и чем крупнее сделка, тем больше собирайте документов». Алгоритм сбора информации о контрагенте. Соберите основную информацию. Проверьте контрагента по официальному сервису ФНС«Прозрачный бизнес». В нем ФНС объединила сервисы, которые раньше были отдельно: по получению выписки, проверке на массовость, дисквалификацию, ограничения в регистрации и наличие поданных документов. Сохраните карточку компании, выписку из ЕГРЮЛ и выписку из реестра в МСП – если контрагент состоит в нем. Распечатайте их и заверьте текущей датой. Эти документы могут понадобиться через 2–3 года, когда придет налоговая проверка. Проверьте контрагента в реестреfedresurs.ruпо вкладкам «Лица», «Обременения», «Концессии», «Торги». Скачайте pdf-выписку, сделайте скриншоты и заверьте текущей датой. Обычно в этом реестре нет дополнительной информации по некрупным контрагентам, но проверка не займет много времени. Документы с «Федресурса» станут дополнительным подтверждением Вашей добросовестности. Важно!Документы о проверке оформляйте до заключения договора, иначе суд может не принять их. Вам придется обосновать, почему руководитель выбрал определенного контрагента. Документы, которые сделали после заключения сделки, не подойдут. Проверьте риски неисполнения обязательств. Чтобы подтвердить надежность контрагента, проверьте его споры с другими компаниями, запланированные проверки госорганов, неисполненные госконтракты. Посмотрите отчетность в сервисеГИР Бухгалтерской отчетности. Данные из сервиса «Прозрачный бизнес» подтверждают репутацию. Посчитайте, сколько лет контрагент на рынке: если больше 3-х – это хорошо. Посмотрите уставный капитал: если больше 10 тыс. – это тоже плюс. Обратите внимание на долги по налогам. Споры с другими контрагентами.Проверьте картотеку арбитражных дел и базу данных исполнительных производств. Хорошо, если у контрагента нет дел в качестве ответчика и нет задолженности. Плохой признак, если есть недоимка по налогам или требования к контрагенту более 300 тыс. руб. – это пороговая сумма для начала банкротства (п. 2 ст. 6 Закона о банкротстве). Распечатайте скриншоты и заверьте текущей датой.Скриншоты станут одним из доказательств надлежащей проверки контрагентов. Проверки госорганов.Найдите контрагента вЕдином реестре проверокна сайте Генеральной прокуратуры: хорошо, если у контрагента нет проверок или проверки плановые; плохо, если есть внеплановые проверки – возможно, нашли серьезные нарушения и деятельность могут приостановить. Неисполненные госконтракты.Проверьте контрагента по реестру недобросовестных поставщиков. Если контрагента там нет – это дополнительное доказательство, что у Вас не было оснований сомневаться. Отчетность всервисе ГИР БО. Проверьте, есть ли бухгалтерская отчетность контрагента в сервисе Государственный информационный ресурс бухотчетности: если контрагент сдавал отчетность, посмотрите, есть ли активы, посоветуйтесь с бухгалтером. Распечатайте скриншоты из сервиса и отчетность, заверьте текущей датой; если контрагент обязан проходить аудит, то в сервисе также будет аудиторское заключение; если в сервисе нет отчетности, запросите ее у контрагента. Обратите внимание!В Росстате бухгалтерскую отчетность больше можно не смотреть, с 2020 года ее сдают только в налоговую. Проверьте экономическую обоснованность выбора. Соберите документы, которые подтвердят, почему выбрали именно этого контрагента. Это может быть информация с сайта, сравнение с другими контрагентами – по ценам, условиям доставки, квалификации. Сделайте скриншоты с сайта контрагента.Сделайте скриншоты главной страницы, контактов, ассортимента, цен, рекомендательных писем. Заверьте текущей датой. Проверьте, чтобы был отчетливо виден адрес сайта. На момент проверки контрагент уже может не работать, а сайт – не открываться. В таком случае инспекторы будут настаивать, чтобы суд не принимал Ваш скриншот. Но Вы можете подтвердить, что сайт существовал, с помощью сервисов, которые сохраняют данные с сайтов за прежние периоды. Вы найдете такие ресурсы в любом поисковике, по словам «посмотреть архив сайта». Сфотографируйте рекламу, вывеску контрагента. Распечатайте фотографии на принтере и заверьте. Сравните своего контрагента с другими контрагентами.Если по этой закупке менеджеры переписывались с другими компаниями и их условия не подошли, возьмите себе в дело скриншоты писем, заверьте их текущей датой. Эти документы должны подтверждать, что другие компании предлагали условия хуже, и Вы выбрали лучшую. Если Вы покупаете товары или услуги по завышенной цене, то найдите обоснование для этого (сжатые сроки, постоплата или рассрочка и т. п.). Иначе инспекторы заподозрят, что Вы с контрагентом намеренно завысили цену, чтобы увеличить сумму Ваших расходов и сэкономить на налогах. Чтобы менеджеры охотнее передавали Вам документы о выборе контрагента, утвердите эту обязанность в регламенте по проверке контрагентов. Запросите документы от самого контрагента. Запросите у контрагента документы, которые подтверждают его реальность, наличие ресурсов и деловую репутацию. Чтобы запрос не напугал контрагента, согласуйте заранее, что направите его. Объясните, что это формальность, и Вы не можете без этого, потому что Вам потом откажут в налоговых вычетах. Пример запроса документов у контрагента. Убедитесь, что контрагент представил достаточно документов о ресурсах.Налоговая будет проверять это особо тщательно. Сохраняйте все документы, которые менеджеры получают при согласовании сделки: визитки, каталоги продукции и т.д. Проверьте паспорт директора на действительность и сохраните скриншот. Скриншот изсервиса МВДстанет дополнительным подтверждением Вашей добросовестности. Заверьте его текущей датой. Когда все будет готово к сделке,составьте лист с контактами контрагента, которые Вам известны. Оставьте пустые строки, чтобы еще можно было дописать. Заверьте текущей датой. Через 2–3 года, когда придет проверка, контрагента может уже не быть. Этот лист поможет найти свидетелей в Вашу пользу. В процессе исполнения договора проверяйте, чтобы подписи на актах, накладных, счетах-фактурах ставили уполномоченные лицаименно контрагента, сверяйте паспорт и доверенность. Лучше всего сделать это в момент подписания. Если не присутствовали при подписании, направьте контрагенту письмо с просьбой подтвердить, что документы подписали уполномоченные лица. Сохраняйте копии доверенностей и переписки, все контакты добавляйте в свой список. Дело в том, что новаяст. 54.1 НК РФзащитит Вас, только если сможете доказать, что сделку исполнил именно контрагент (п. 2 ст. 54.1 НК РФ). Оформите заключение о проверке контрагента. По итогам проверки обязательно оформите отчет или справку. Приложите к нему документы, которые удалось собрать. Рекомендуем проверять контрагентов как минимум по пунктам 1–8. Отчет о проверке контрагента может выглядеть так. Указанные документы подтверждают, что контрагент действующий, имеет ресурсы, чтобы исполнить обязательства, и предлагает выгодные условия. Ответственность за ненадлежащую проверку контрагентов. Если Вы не убедите инспекторов налоговой инспекции, что при выборе контрагента действовали добросовестно, то компании доначислят налоги, пени и штраф – 20 или 40 % от неуплаченных налогов. Штраф 40 % взыщут, если нарушение посчитают умышленным уклонением от налогов (п. 2 ст. 110, п. 3 ст. 122НК РФ). Обычно нарушение считают умышленным, когда Вы и контрагент искусственно создавали условия для уменьшения налогов. Например, оформили документы о сделке, но в действительности сделку не исполнили. При этом сама по себе подконтрольность между Вами и контрагентом – это не основание доначислять налоги и штрафовать. Инспекторам нужно доказать именно намерение уменьшить налоги (письмо ФНС от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@). Штраф 20 % взыщутза неумышленное нарушение (п. 1 ст. 122 НК РФ).