У предпринимателей иногда возникают ситуации, когда сотрудников приходится привлекать к работе сверх установленного графика, например, в сезон пикового спроса, при выполнении срочных заказов или завершении значимых проектов. Чтобы не столкнуться с трудовыми спорами и претензиями инспекции, работодателю необходимо грамотно оформить переработку и правильно рассчитать выплаты.
Согласно ст. 99 ТК РФ, сверхурочной считается работа по инициативе работодателя сверх установленной продолжительности рабочего времени или нормы за учетный период. Как правило, требуется письменное согласие сотрудника. Исключения предусмотрены для случаев предотвращения аварий, устранения последствий чрезвычайных ситуаций и иных подобных обстоятельств.
Отдельные категории работников нельзя привлекать к сверхурочной работе даже при их согласии. К ним относятся несовершеннолетние, беременные женщины и работники в период действия ученического договора.
Кроме того, ряд сотрудников вправе отказаться от переработки:
- Инвалиды
- Женщины с ребенком до трех лет
- Одинокие родители (опекуны) с детьми до 14 лет
- Родители трех и более несовершеннолетних детей, если младшему нет 14 лет
- Родитель ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом.
Когда в компании есть профсоюз, привлечение к сверхурочной работе предварительно согласуется с ним.
Оформление начинается с издания приказа. Унифицированной формы нет, однако в документе должны быть отражены основания переработки, перечень сотрудников, сведения об их согласии, даты и продолжительность дополнительной работы. Работников необходимо ознакомить с приказом под подпись.
Согласие оформляется письменно. Сотрудникам льготных категорий предварительно направляется уведомление с разъяснением права отказаться. Фактически отработанные сверх нормы часы фиксируются в табеле учета рабочего времени (обычно с кодом 04) с указанием точного количества часов и минут.
Порядок оплаты установлен ст. 152 ТК РФ. Сверхурочная работа оплачивается исходя из действующей у работодателя системы оплаты труда с учетом компенсационных и стимулирующих выплат. За первые два часа переработки выплачивается не менее чем в полуторном размере, за последующие — не менее чем в двойном. При этом в расчет не включаются командировочные расходы, компенсации проезда и проживания, а также разовые премии. Работодатель вправе закрепить повышенные коэффициенты в трудовом договоре или локальных нормативных актах.
Суммы сверхурочной оплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Роструд указывает, что подменять такие выплаты разовыми премиями нельзя.
Типичные ошибки, из-за которых возникают споры:
• Отсутствие приказа. В этом случае задержка считается инициативой сотрудника и не подлежит оплате
• Искусственное деление переработки. Например, четыре часа распределяют на два дня, чтобы применять только коэффициент 1,5
• Отгул вместо оплаты. Такой подход закон допускает только по инициативе самого сотрудника
• Неучтенные выплаты. Неофициальная часть дохода не войдет в расчет сверхурочных и вызовет недовольство работника
Чтобы минимизировать риски, работодателю целесообразно провести проверку локальных нормативных актов и трудовых договоров, убедиться в соответствии порядка оплаты действующему законодательству, определить перечень выплат, учитываемых при расчете, и не заменять сверхурочную работу премиями. Кроме того, необходимо обеспечить точный учет продолжительности переработки по каждому сотруднику.
